اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للشركة القابضة لخدمات البيئة

اعتمد كل من سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والمهندس طارق بن علي العامري الرئيس التنفيذي للشركة العُمانية القابضة لخدمات البيئة «بيئة» نظام تصنيف الوثائق الخصوصية وجداول مدد استبقائها بالشركة، ويأتي إعداد النظام وفقًا للمبادئ والإجراءات الواردة بقانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية واعتمادًا على الكشف الذي أجراه فريق العمل بالشركة العُمانية القابضة لخدمات البيئة «بيئة» بالتنسيق مع اختصاصيين من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول أنواع الملفات والوثائق المتداولة بالهيئة، ويُقصد بالوثائق الخصوصية تلك التي تنفرد بها الوحدات الحكومية عن غيرها والتي بسببها تم إنشاء هذه الوحدة.

ووفقا لخطة العمل قام فريق عمل مشكل بموجب القرار الصادر من الرئيس التنفيذي لشركة «بيئة» بالتنسيق مع الهيئة بالتواصل مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية في الشركة لإعداد قائمة اسمية بأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالشركة شملت التقسيمات الإدارية المختلفة، ونتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية المتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.

وتتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية، وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال الذي يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض لتمييزها وتيسير الرجوع إليها. كما يُمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها، وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة، واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.

ويعتبر هذا النظام عصريًا لإدارة الوثائق والمحفوظات والآليات والإجراءات المتعددة في هذا الشأن من حيث إعداد فهرس لمختلف أنواع الوثائق والملفات لجميع التقسيمات الإدارية التخصصية في الشركة العُمانية القابضة لخدمات البيئة (بيئة). الجدير بالذكر أن عدد الجهات التي اعتمد نظامها بلغ حتى الآن ٥٥ جهة حكومية.